Choisir le bon lieu pour votre événement d’entreprise

Le lieu sélectionné influence non seulement l’ambiance générale, mais aussi la logistique, le confort des participants et la réussite globale de l’événement.

Voici 5 critères essentiels pour bien choisir votre lieu événementiel.

1 – Définir l’objectif de l’événement

Avant toute démarche, il est indispensable de bien cerner le but de votre événement. Celui-ci orientera naturellement le type de lieu à rechercher.

• Réunion stratégique ou séminaire : misez sur un cadre sobre, calme et bien équipé pour favoriser la concentration et les échanges.
• Team building : préférez un environnement convivial, atypique, propice à la cohésion d’équipe, en pleine nature ou dans un lieu original.
• Salon professionnel : ciblez un espace de grande capacité, modulable, adapté à l’installation de stands, de signalétique et d’équipements techniques.
• Soirée d’entreprise : choisissez un lieu chaleureux et flexible, capable d’accueillir une configuration réceptive avec restauration, animations, scène et/ou piste de danse.

Chaque type d’événement a ses exigences spécifiques. Un lieu adapté est celui qui s’aligne parfaitement avec les objectifs et le ton que vous souhaitez donner à votre événement.

2 – L’accessibilité : comment vos participants se rendront-ils à l’événement ?

Vos participants sont-ils sur place ou viennent-ils de différentes régions de France ? Peuvent-ils rejoindre le lieu de l’événement en transports en commun ou privilégieront-ils l’usage de la voiture ? En fonction de ces critères, l’emplacement du lieu a une réelle importance.

• Vérifiez la proximité des transports en commun : gare, métro, bus, aéroport, navettes, etc.
• Assurez-vous de la présence de parkings à proximité ou facilement accessibles.
• Pensez aux personnes à mobilité réduite : accessibilité PMR obligatoire.
• Favorisez les lieux simples d’accès, pour réduire les temps de trajet et fluidifier l’arrivée des participants.

3 – Capacité et configuration : un espace à la bonne mesure

Ni trop grand, ni trop petit : l’espace doit correspondre au nombre de participants attendu, tout en offrant une certaine flexibilité.

• Renseignez-vous sur les différentes capacités selon la configuration (assis, debout, plénière, tables-rondes, etc.).
• Pensez aux besoins secondaires : espaces pour les ateliers, les pauses, les vestiaires, la restauration et les zones de circulation.

Un espace bien pensé permet une expérience fluide et agréable pour les participants.

4 – L’ambiance et l’image du lieu

Le lieu est un vecteur d’image. Il doit refléter les valeurs de votre entreprise et l’expérience que vous souhaitez offrir lors de votre événement d’entreprise.

• Souhaitez-vous un cadre classique, industriel, contemporain ou insolite ?
• Quelle atmosphère voulez-vous créer : formelle, festive, créative, inspirante ?
• Est-ce un lieu à fort potentiel visuel (idéal pour les photos et réseaux sociaux), renommé ou un endroit plus discret et confidentiel ?

5 – Le budget

L’emplacement et la notoriété du lieu vont avoir un impact sur le prix de location. Il faut aussi tenir compte de tous les éléments associés.

• Le tarif comprend-il uniquement la mise à disposition du lieu ou des services additionnels (matériel, personnel, nettoyage, sécurité…) ?
• Y a-t-il des options à anticiper ?
• Le lieu propose-t-il une politique d’annulation ou de report souple en cas d’imprévus ?

Une équipe événementielle pour vous accompagner

« Dès la prise de contact, nous accompagnons l’entreprise dans l’organisation de son événement. Après avoir étudié le cahier des charges, nous proposons le lieu événementiel le plus adapté parmi nos huit salles à Rennes. Nous invitons systématiquement les entreprises à venir visiter les lieux pour mieux se projeter. Ces visites sont essentielles pour affiner les besoins techniques et d’aménagement. » Denis Prod’homme, coordinateur événementiel Citédia Event

Être bien entouré, c’est aussi la clé d’un événement réussi. Notre équipe expérimentée saura anticiper les détails logistiques, proposer des solutions adaptées et vous épauler tout au long de la préparation. Contactez-nous.

Photo couverture : © Thomas Crabot