Rencontre avec Claire : « Un événement professionnel, c’est une partition de musique »
En quoi consiste le rôle de coordinatrice Événementiel ?
Dans un premier temps, Nathalie, notre chargée d’affaires événementiel va recueillir les besoins de l’organisateur et lui proposer l’espace événementiel le mieux adapté. Dès qu’un lieu commence à se dessiner comme option idéale, je prends en charge les détails organisationnels et logistiques. Je veille à ce que tout ce qui a été prévu dans l’offre initiale corresponde bien aux besoins du client, et la complète si nécessaire : mobilier, technique complémentaire, restauration, configuration de la salle, etc.
Je prépare les plans d’implantation et je retranscris l’ensemble des éléments pour les équipes techniques et les prestataires, afin que tout soit parfaitement orchestré le jour J. Je suis d’ailleurs présente sur place pour m’assurer du bon déroulement, transmettre les consignes et intervenir en cas d’imprévu.
En résumé, j’ai un rôle de cheffe d’orchestre : chacun joue sa partition, et je veille à ce que l’ensemble reste harmonieux.
> Voir aussi : « Rencontre avec Nathalie : « au-delà du lieu, une relation de confiance »
Comment se déroule la première rencontre avec le client ?
La première rencontre, c’est souvent le repérage du lieu. Il permet au client de découvrir l’espace, ressentir son atmosphère, son histoire, et se projeter dans son futur événement.
C’est un moment clé : on échange en profondeur sur le projet pour vérifier que tout colle — les contraintes, les envies, la configuration idéale. Cette phase permet de poser les bases d’une relation de confiance et d’un accompagnement sur mesure.
Comment s’organise la coordination entre l’organisateur de l’événement, les prestataires et les équipes internes ?
Je centralise toutes les informations et deviens le point de contact unique. J’échange avec les différents intervenants, j’établis les horaires d’installation et je construis un rétroplanning complet des prestations.
Tout est ensuite consigné dans un déroulé détaillé : les horaires, les contacts, le programme, les temps forts. Ce document est partagé avec tous les intervenants pour que chacun connaisse le tempo à suivre. L’objectif, c’est d’avoir une vision 360° de l’événement et de faire en sorte que tout se déroule avec fluidité, comme une partition bien écrite.
Comment faites-vous pour que le client se sente accompagné et rassuré ?
Mon rôle, c’est d’être présente, disponible et réactive. J’écoute attentivement les besoins du client et je cherche toujours la meilleure solution, même face à un imprévu.
Je garde aussi en tête que l’organisation d’un événement est souvent source de stress. Pour l’apaiser, je m’assure que tout soit prêt avant son arrivée le jour J. Cela me permet d’être totalement disponible pour lui et de prendre le relais sur les aspects logistiques.
Mon but est que le client puisse profiter de son événement en toute sérénité.
Ma plus grande satisfaction ? Quand il me dit à l’issue de son événement : « C’était super, votre accompagnement nous a vraiment aidés. » C’est à ce moment-là que je sais que la symphonie a trouvé son accord parfait.
