Top 5 des erreurs à éviter lors de la réservation d’un lieu événementiel
Ne pas définir son budget avant de rechercher une salle à louer à Rennes
Avant de rechercher un lieu événementiel, définissez une enveloppe budgétaire globale pour votre événement. Location de la salle, restauration, technique, mobilier, décoration, animation… Pensez à l’ensemble des postes de dépenses.
Ne pas avoir de cahier des charges précis pour son événement
Que vous organisiez un séminaire, une conférence, une soirée d’entreprise ou un salon, vos besoins ne seront pas les mêmes. Nombre de participants, format, configuration de la salle, équipements techniques, restauration… Un cahier des charges précis permet d’identifier plus facilement le lieu événementiel adapté à votre projet.
Une salle peut par exemple accueillir 300 personnes en cocktail, mais ne pas être adaptée à une conférence de 300 participants avec scène, régie et espaces de circulation.
Ne pas visiter le lieu avant de le réserver
Les photos permettent de faire une première sélection, mais elles ne suffisent pas pour choisir l’espace qui correspondra parfaitement à vos besoins. Un lieu peut être particulièrement esthétique tout en présentant des contraintes techniques ou logistiques : accès pour les livraisons, implantation de la scène, acoustique, circulation, équipements disponibles, espaces de stockage…
Une visite sur place permet de mieux se projeter dans la configuration de votre événement professionnel et d’identifier les éventuels ajustements à prévoir.
Ne pas prendre en compte les contraintes des participants
Le choix d’un lieu pour un séminaire ou une conférence doit aussi tenir compte de l’expérience des participants. Accessibilité en transports en commun, stationnement, accessibilité PMR, proximité des hébergements… Tous ces critères peuvent faciliter la venue de vos collaborateurs, clients ou partenaires.
Pensez également aux horaires d’arrivée et de départ et au temps de trajet nécessaire pour rejoindre le lieu.
Réserver les prestations annexes avant le lieu
Traiteur, technique, décoration, animation… Avant de réserver ces prestations, mieux vaut avoir choisi votre lieu événementiel. Les caractéristiques de la salle peuvent en effet avoir une incidence sur vos autres choix : traiteur référencé, équipements techniques disponibles, possibilités de scénographie, horaires de montage et de démontage, accès pour les prestataires…
